手帳とOutlookのスケジューラーを使ったタスク管理方法を説明する

タスク、スケジュールの管理方法に困っていませんか？
このブログの数少ないアクセスの中でも手帳のことを書いた記事のアクセス数が多いので、手帳選びに悩まれてる方が多いのかなーと思ってます。

ぼくもタスク、スケジュール管理の方法はいろんな方法を試してきました。
でも、細かくしすぎても続かないし、ちょっとした手間が原因で続かなくなったりとなかなか上手くいきませんでした。

今はぼくなりに、このやり方だったら続いているというやり方があるので紹介します。

使うツール

タイトルにある通りですが、手帳とOutlookのスケジューラーを使います。
どんな手帳を使っているかは下記で説明します。
Outlookのスケジューラーを使っているのは、会社で使っていて社内の情報共有にも必要だからです。順番に説明していきます。

どんな手帳を使っているか？

下記タイプの手帳です。まったく同じものは市販されていないので、Amazonで同タイプのものを紹介します。

■手帳概要
　メーカー：NOLTY
　サイズ：A5
　タイプ：マンスリー　+　ウィークリー　+　メモ帳
　(イメージ図)

能率 NOLTY 手帳 2017 ウィークリー 能率手帳A5月間ブロック 黒 6226

過去にカッコよさからシステム手帳を使うのに憧れ、実際に何回かチャレンジしたんですがダメでした。
中央のリングの部分が書く時にあたるのがどうしても気になって、書こうという気が起きなくなってしまうんですよね。
それが気にならない人なら問題ないのかもしれませんが、僕はダメでした。

そんな訳で綴じ手帳もいろんなものを試し、結局上記のものに落ち着きました。

手帳はどのように使っているのか？

難しい使い方はしてません。なぜなら続かないから(偉そうに言える話ではないですね(^^;)
具体的には下記のように使ってます。

　①使うのはウィークリーのページ
　②週頭になったら前週のリスト(右側のページ)から残っているタスク
　　を書き出し、リストを作成する
　③その日の最初にリストの中から今日やる仕事を書きだす。
　　この時、スケジュールまではたてずにあくまでやる項目のみ書き出す。
　④タスクが増える場合はリストに追記していく。
　　ただし、電話をかけるなどすぐやれるタスクは書き出さない
　⑤繰り返す

こんな感じです。
これぐらいだったら何とか続けれていますが、まだまだ色々改善をしていきたいと思っています。

Outlookのスケジューラーはどのように使っているか？

社内で会議や打ち合わせがある場合はOutlookのスケジューラで受送信を行っています。
なので、会議や打ち合わせは普通にスケジュールに入ってきます。

それ以外には、期日がある仕事(掃除などの雑務や他部署依頼で納期のある仕事など)はOutlookの全日のところに「予定なし」として入力しています。

普段必ず見るスケジューラーに入れることで漏れ等を防げるようにしています。
先の予定だったりすると忘れがちなので、このやり方は重宝しています。

まとめ

そんな訳で、上記の方法でスケジュールとタスクの管理をしています。
タスクが割と突発で入ってきやすい仕事もしているので、なかなかカッチリとは出来ていませんが、概ねやりやすくはなっているんじゃないかと思います。

また、何か改善したような事があれば記事にしていきたいと思います。

以上！